Tipps

Haben Sie Zeitkiller im Unternehmen?

Besprechungen und Meetings aller Art sind in deutschen Unternehmen inzwischen die Zeitkiller Nr. 1 geworden. Untersuchungen dazu haben ergeben, dass eine Besprechung der mittleren Führungsebene 24 EUR pro Person und Minute kostet. Wenn bei einer Sitzung zehn Personen zehn Minuten Über Unwichtiges sprechen, entsteht ein Leistungsverlust von 2400 EUR. Haben Sie so viel zu verschenken? Es ist keine Frage, Arbeitsbesprechungen oder Team- bzw. Projektsitzungen sind notwendig und können ein Instrument sein, um Motivation und Effektivität zu erhöhen. Wenn aber diese Treffen nur abgehalten und nicht gemanagt werden, kann sich der gute Ansatz ins Gegenteil kehren. Ein Kardinalfehler wäre es, unvorbereitet in eine Sitzung zu gehen. Damit geben Sie die Möglichkeit ab, fundiert aktiv mitzugestalten.

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Niemals unvorbereitet

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Redezeit festlegen

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Timewatcher ernennen

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Ergebnisse festhalten

Alle Teilnehmer müssen über die erforderlichen Unterlagen verfügen. Damit werden den Mitarbeitern zeitaufwendige Feuerwehraktionen erspart. In die Kategorie grober Fehler zählt auch, das Ende der Besprechung nicht genau zu terminieren. Gerade dieser Punkt wird zum Beispiel in US-amerikanischen Firmen streng eingehalten. Denn Open-End animiert nicht zu zügigem Vorgehen und verhindert strukturierte Tagesplanungen. Bei Meetings wird nur über Punkte gesprochen, die auf der Tagesordnung stehen.
Wenn der Versammlungsleiter Durchsetzungsvermögen hat und dafür sorgt, dass "M-T-V" berücksichtigt werden, ist eine Besprechung genau so, wie sie sein muss: effektiv und kreativ.
Neugierig geworden? Rufen Sie uns an oder nutzen Sie unser Kontaktformular!

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Der gute Telefon-Draht zum Kunden

Das Telefon ist Ohr, Stimme und Auftritt eines Unternehmens. Lassen Sie sich die Möglichkeiten, die sich hier bieten, nicht entgehen! Schulen Sie auch das Personal in der Zentrale sorgfältig. Hier muss dem Kunden der freundliche kompetente rote Telefonteppich in die Leistungen des Unternehmens ausgerollt werden. Jede Weiterleitung muss sitzen. Oft gibt es keine zweite Chance!
Positive Sprache und Denkansätze sind hier wichtig. Der Gesprächspartner spürt, ob Sie es gut mit ihm meinen. Ein Lächeln vorab hilft weiter, es stimmt auf ein gutes Gespräch ein. Tun Sie niemals etwas neben einem Telefonat, seien Sie ganz Ohr.
Bereiten Sie sich auf ein Gespräch vor. Überlegen Sie, wann der gänstigste Zeitpunkt für den Anruf ist.

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Jedes Gespräch ist wichtig.

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Erst lächeln, dann sprechen.

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Angebote machen.

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Alternativen aufzeigen.

Was wollen Sie erreichen? Seien Sie auf einen Anrufbeantworter vorbereitet. Legen Sie Schreibzeug parat und vermeiden Sie alle Nebengeräusche. Telefonjargon und Standardfloskeln lassen keinen wirklichen Kontakt zum anderen aufkommen. Eine klare, deutliche Sprache ohne Fremdwörter bringt Sie dagegen weiter. Wer Gespür hat, dreht sogar eine Reklamation oder eine vermeintliche Kündigung wieder in ein positives (Umsatz-)- Ergebnis um.
Übrigens: Ein gutes Telefonat muss nicht mehr als drei Minuten dauern.    Möchten Sie mehr dazu erfahren?
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Professionelle Protokolle -
vom Muss zum Genuss

Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit von Protokollen! Hier stehen alle Informationen für die Nichtanwesenden, hier werden die Ergebnisse zusammengefasst und hier steht auch, wer wann was mit wem zusammen tut ("M-T-V"), um das gesteckte Ziel zu erreichen. Es ist eine wertvolle Analysehilfe für das weitere Vorgehen.
Mit einem exakten Protokoll werden Kosten gespart. Denn die Vorbereitungszeit für spätere Besprechungen wird geringer, Folgemeetings werden auf jeden Fall effizienter und die Zeit, die sonst für Nachfragen, Interpretationen und Richtigstellungen notwendig ist, steht für andere Arbeiten zur Verfügung.
Bereiten Sie sich sorgfältig auf ein Protokoll vor. Ein Protokollführer muss gute Kenntnisse über die Projekte, die Probleme und Ziele der Sitzung haben und vor allem Unwichtiges von Wichtigem trennen. Gute Protokolle zeigen, dass systematisch gearbeitet wurde und der Verfasser fundierte Sachkenntnis hat. Wer Protokoll schreibt, zählt sicher zu den Bestinformierten.

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Klarheit

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Ergebnisse

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Aktionen

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Termine

Nichts sollte Ihre Aufmerksamkeit stören, wenn Sie protokollieren. Papier ist also ausreichend am Platz, es ist bekannt, wer teilnimmt, wo sitzt, welche Funktion hat. Werfen Sie einen Blick auf die Sprechenden, dann bleibt Ihnen mit Mimik und Gestik der Grundtenor im Gedächtnis.
Schieben Sie Protokolle nicht auf die lange Bank. Bei monatlichen Sitzungen muss das Protokoll nach einer Woche vorliegen. Sonst wird die Arbeit aller anderen Teammitglieder behindert.
Vielleicht sind aber in Ihrem Unternehmen Simultan-Protokolle am effektivsten? Sie brauchen dazu zum Beispiel ein Copy-Board, einen Laptop plus Beamer oder einen Overhead-Projektor.
Sie möchten mehr wissen? Rufen Sie an oder nutzen Sie unser Kontaktformular!

Buchtipp

fit for office

"Fit for Office: Erfolg und Karriere sind kein Zufall"
Sandra Kuhn-Krainick (Hrsg.)

Mit einem Fachbeitrag von Heide R. Koppenhöfer:
Service Center - Office Management: Noch Utopie oder schon Realität?

Das Berufsbild der Sekretärin und Sachbearbeiterin entwickelt sich in Richtung Assistenzfunktion und Office-Managerin. Dies fordert von den Frauen, die sich in diesem Berufsbild bewegen, die Bereitschaft zu mehr Qualifizierung, mehr Eigeninitiative und vor allem mehr Flexibilität und Veränderungsbereitschaft.

  • "Fit for Office: Erfolg und Karriere sind kein Zufall" beschäftigt sich mit den zukünftigen Erfolgs- und Karrieremöglichkeiten im Büro und Sekretariat, den notwendigen Kompetenzen und den Werkzeugen, um die persönliche Karriere voranzutreiben. In diesem Buch werden bewusst Fachbeiträge von Experten/innen aus dem Bereich der Personalentwicklung und Weiterbildung mit konkreten Erfahrungsberichten und Interviews aus verschiedenen Unternehmen angereichert.

  • "Fit for Office" richtet sich vor allem an Frauen aus dem Bereich des Sekre-tariats, der Assistenz und der Sachbearbeitung. Im Vordergrund steht die Zielsetzung, alle praxisnah zu unterstützen, die ihre persönliche Karriere aktiv vorantreiben möchten und neue Wege des Erfolges suchen.

Sie werden alles in diesem Buch erfahren, was Sie für sich und Ihren Karriereweg brauchen.

Frankfurter Allgemeine Buch, ISBN 3-933180-45-7
Preis: EUR 19,90
Zu beziehen bei office consulting Heide R. Koppenhöfer

hundertwasser

Kundenorientierte Korrespondenz
ist die Kunst
der freundlichen Worte

Bezug nehmend auf die letzte Ausgabe von " kompetenz im blick" behalten wir uns vor, Ihnen heute mitzuteilen, wie moderne Korrespondenz auszusehen hat. Nein! Sie sehen es an Ihrer eigenen Reaktion - dies ist kein geeigneter Einstieg, um eine positive Kundenbindung auf- oder auszubauen. Damit sind wir mitten im Thema " moderne, kundenorientierte Korrespondenz" - ein wesentlicher Baustein des „ Company Wording .
Der erste und der letzte Satz in einem Geschäftsbrief sind besonders wichtig - unabhängig ob Werbemailing oder Reklamation. Mit dem Einstieg in den Brief signalisieren Sie sofort: So kompetent ist unser Unternehmen, so freundlich sind wir. Misslingt dieser Einstieg zum Leser, sinkt die Kundenbindung oder der Geschäftskontakt kommt nicht oder viel schwerer zustande. Wettbewerbsvorteile durch kleine Formulierungskniffe? Oh ja, schreiben Sie positiv, belehren Sie nicht, schmücken Sie sich nicht mit Fremdwörtern. Der Kunde will sich angenommen fühlen.

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klar

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positiv

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aktiv

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kreativ

Sie möchten, dass auf Ihren Brief schnell reagiert wird. Also schreiben Sie flüssig, möglichst in kurzen Hauptsätzen ohne Einschübe, die den Lesefluss stören könnten. Abkürzungen für bestimmte Produkte oder Sachverhalte machen bei internen Schreiben Sinn, Ihr Kunde kann damit nichts anfangen.
Übrigens:
Ein guter Geschäftsbrief passt (fast) immer auf eine Seite.
Der letzte Satz eines Briefes wird vom Leser nachhaltig aufgenommen und kann daher die Geschäftsbeziehung weiter stärken. Also: Gern unterstützen wir Sie weiter mit kompetenz im blick und freuen uns natürlich auf Ihre Anregungen und Fragen.
Viel Erfolg und bleiben Sie gesund.
PS: Noch ein Wort zum wirklich letzten Satz: Das PS wird vom Kunden meist vor dem eigentlichen Text gelesen und bleibt besonders haften.
Ankündigungen der verschiedensten Art bis hin zur Preisaktion machen sich hier hervorragend.

Gekonnt präsentieren ...
nicht nur in Projekten

Jede Präsentation ist eine Herausforderung für den Vortragenden. Oberstes Gebot ist die umfassende und hervorragende Vorbereitung - wiegen Sie sich nie in falscher Sicherheit - dies gilt immer, auch für Standardpräsentationen.
Wenn das Stichwort Präsentation fällt, geht es stets um die Basis für wichtige Entscheidungen. Das können Präsentationen vor Kunden oder Partnern sein, aber genauso die Vorstellung von Projektideen und -ergebnissen. Eine Präsentation erfordert exzellente Vorbereitung der Inhalte und des Vortrages. Eine wirklich gute Präsentation braucht eine erstklassige Dramaturgie und eine kompetente positive Sprache. Wieder eine Chance für Company Wording .
Geeignete Präsentationstechniken müssen wohl abgewogen werden: Overheadfolien, Pinnwände, Fotoprotokolle, Dokumentationen, animierte Bildschirmpräsen- tationen und mehr ... Auch Mischformen sind sinnvoll. Aber Vorsicht: Insbesondere bei Präsentationen mit Laptops muss der Aufwand dem Inhalt und dem Ziel des Themas angemessen sein. Jedoch eins ist sicher: Schwache Inhalte kann man nicht durch schicke Optik vertuschen, und Sie müssen die angewandte Technik beherrschen - nicht umgekehrt!

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Vorbereitung

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Timing

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Wording

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Technik

Gern beraten wir Sie persönlich zum Thema Präsentation. Rufen Sie uns an oder nutzen Sie unser Kontaktformular!

stefan fourier